- 導入企業様
- 一般社団法人電子情報技術産業協会
経営企画本部 総務部
サブマネージャ 小川 雄一朗 氏
サービスセンター担当 坂本 厚子 氏
サービスセンター担当 岩上 美亜 氏 - 事業内容
- 日本電子機械工業会と日本電子工業振興協会が2000年に統合して発足。日本を代表するデジタル分野の業界団体であり、電子部品や電子デバイス、電子機器やITソリューションといったテクノロジー企業から、デジタル技術を活用する企業まで、幅広い産業の企業が参画している。Society 5.0の実現に向けて、グリーン×デジタル（カーボンニュートラル）や人材育成といった共通課題の解決や事業環境整備、市場創出のための展示会事業などを展開する。会員数は379社/団体（2022年11月時点）。
- ホームページ
- https://www.jeita.or.jp/japanese/
会議室予約・管理業務を支えていたのは、約20年前にフルスクラッチで開発されたオンプレミスのシステム。BRoomHubsにリプレースすることで、どこからでも業務を実施できる環境を実現し、管理者の働き方改革と利用者の利便性の向上を実現。
01 導入前の課題とBRoomHubsを選定した理由
リモートで使えない、手作業が多い、機能追加に費用がかかる… 古いフルスクラッチ型会議室予約システムの限界
課題
従来の会議室予約システムはJEITA様事務所内（社内ネットワーク）での利用が前提として作られたシステムであり、リモート環境からの会議室予約や管理がしづらく、昨今のリモートワークの普及に対してJEITA様が進めている働き方改革に対する大きな課題となっていました。特に予約状況の管理、利用料金の請求などの会議室管理業務をおこなうご担当者様は出社しなければ対応できない業務が多いことに加え、来訪者を案内するための張り紙を作成する等の手運用が発生していることも改善が必要でした。
さらに、従来の会議室予約システムはフルスクラッチで開発されたもののため、予約対象や利用単価の変更をするなどの改修にも都度費用がかかり、保守費用も高く、コスト的にも大きな問題となっていました。
当社提案の特徴
JEITA様の要件を満たすために、当社はBRoomHubsの貸し会議室機能を活用し、カスタマイズを最低限に抑えて、期間も短く、コストも抑えた提案を実施しました。
- JEITA様の会議室管理業務
・一般ユーザーが会議室を予約
・管理者が予約状況を管理
・毎月利用者に料金請求をおこなっている
・予約時に適要項目の選択が必須
・予約可能時間が時間単位ではなく、時間枠で決められている
・予算コードと時間枠制御が必要
・利用時間、利用時間帯に応じた料金算出が必要
・当該日の会議情報を事務所フロアで表示 - リプレースにあたっての希望
・環境によらずどこからでもアクセス可能であること
・短時間で切り替えられること
・導入後に大きなランニングコストがかからないこと - 提案のポイント
・貸し会議室機能のエンハンスで期間も短くコストも安く提供
・分割リリース案とすることで1か月以内の移行を提案 - BRoomHubsの貸し会議室機能
・リモート環境からでも使えるクラウドサービス
・管理者が予約状況を管理し、キャンセル通知を受信できる
・予約時に費用負担コードを設定できる
・時間枠による利用時間を制御できる
・時間帯によって料金が自動変更できる（価格表機能）
・フロア入口のサイネージと会議室ごとに設置したタブレットでユーザーに会議情報を提示できる
選定理由
リモートでも業務に影響しない環境が求められる中で、JEITA様はどこからでもアクセスできるクラウドサービスの導入を決断されました。
JEITA様の会議室管理業務は、利用料を会議室利用した会議体（組織）が負担するという通常の会議室管理業務にはない特殊な要件がありましたが、極力カスタマイズをしなくてもよいサービスを求めていらっしゃいました。
いくつかのサービスを検討された結果、最小限のカスタマイズで要件を満たし、早期に切り替えが可能なBRoomHubsをご採用いただきました。
02 導入決定から本番稼働までのプロセス
お客様との密な連携により、1か月で切り替え完了！
オフィスリニューアルにあわせた導入だったため、JEITA様が各種手配で多忙を極める中、JEITA様と当社での役割分担とマイルストーンを定めて連携しながら準備を進めました。
通常BRoomHubs導入時にお客様に対応いただくユーザー組織や会議室のマスターデータのセットアップを当社が代行することや、部屋前端末やディスプレイの手配について納品業者様と当社が自立的に連携することで、JEITA様にとって最小限の負荷で切り替えを実施することができました。
結果として、BRoomHubs採用決定から運用開始まで1か月という短期間での切り替えが実現しました。
03 導入効果や製品・サービスの評価
BRoomHubs導入による業務プロセスの変化
BRoomHubsの導入により、従来のシステムにおける課題が解決し、効率的な業務遂行が可能になりました。
従来限られたネットワークや特定のブラウザでしか利用できなかった会議室予約はインターネット経由でどこからでも利用できるようになり、時間単価の変更や予約時間枠の変更もコストをかけたシステム改修を伴わず、管理画面から設定変更できるようになりました。
またそれ以外にも、会議室管理業務の負荷軽減や、会議室を予約・利用するユーザーに対する利便性向上に貢献することができました。
今回活用されたBRoomHubsの貸し会議室機能
予約時に予算（費用負担）コードが指定できます
会議室ごと、時間帯ごとに料金の設定ができます
利用費の自動計算ができます
予約画面でサイネージ表示を確認して、主催者表示名称を入力するとディスプレイに表示されます
会議業務を自動化＆リモート化できたことで、管理負荷が大きく削減！
BRoomHubsを使った会議室の運用が始まって半年が経ちますが、JEITA様からは下記のご評価をいただいています。
- どこからでもアクセス可能な環境なので、利用者の申し込みだけではなく管理者もリモートワーク環境での業務が実施できている
- クラウドサービスの利用でシステムにかかるコストが大幅に下がった
- 従来負荷の高かった業務が、下記のとおり効率化され管理業務にかける時間、コストが削減された
- 予算コードや時間枠の変更などを管理画面でおこなえる
- 従来手書きしていた会議参加者への案内もディスプレイに表示できるようになった
- 会議室料金が自動計算される など
クラウドサービスの導入を決めた時点では、JEITA様は新システムを導入しても、独自業務の効率化は実現できないとお考えになられていました。BRoomHubsを採用したことによってそれらの業務も効率的に実施できるようになったことを高くご評価いただいています。
04 今後の展開
働き方や環境の変化に柔軟に対応していくために
BRoomHubsを使った新しい会議室予約システムは予約可能時間を会議室ごとに設定でき、時間帯によって料金変更することも可能ですので、JEITA様は利用の実態にあわせた柔軟な会議室運用を実現できました。
JEITA様はその後、WEB会議用のフォンブースを設置され、その場で予約できる部屋予約端末も導入されました。今後も利用者のご要望をふまえ、「リアル」と「デジタル」のハイブリットな協会運営の実現に併せて利用拡張を考えていらっしゃいます。当社もBRoomHubsの活用を通じて、JEITA様の効果的な会議室運営に貢献していきたいと考えています。
※その場でチェックインできる機能を備えたポータル端末は1台のみの設置とし、スマートなレイアウトを実現しています。
