BRoomHubsは会議室の予約はもちろん、
運用や働き方に合わせた便利な機能をご活用いただけるクラウドサービスです。
総務／管理者に便利な機能
設備を管理する総務のご担当者が業務を遂行する上で便利な機能。この機能を活用いただくことによって柔軟な運用が効率的に実現できます。
オフィス設備の予約管理がこれ一つ
会議室や座席の予約を始め、来客登録、マイクなどの設備や備品、他拠点の会議室、社用車、保養所の予約まで。BRoomHubs一つで完結します。
5つのロールで
管理責任を分散全体を管理できる総務管理者、拠点を管理できる拠点管理者など5つのロールを使い分け、管理責任の分散ができます。
予約できる組織を
限定できる利用権限を設定することにより、部屋単位で予約できる組織を設定することができます。
期間限定で部屋を占有
他組織は予約できない部署占有部屋を設定できます。例えば決算時期の経理専用会議室などの用途で使えます。
特定組織の先行予約
先行予約組織を設定できます。予約開始タイミングを分けることでその部屋についての優先予約権設定と部屋の効率的利用が両立できます。
柔軟な予約ルール
会議室ごとに、予約開始日と予約可能期間を設定することが可能です。
会議室ごとに
使い方を決める会議室や備品などの管理対象ごとに部屋用途を設定することが可能です。チェックイン必要有無、参加者登録有無、承認フローの有無、など。
総務管理者機能
全ての予約の変更、削除が可能です。予約リストはダウンロードも可能です。 個別データ（拠点やフロア、会議室、ローカルユーザーデータ）の登録・変更・削除が管理者で可能です。
予約履歴データ出力
管理者はユーザーから予約に関する問い合わせを受けた場合等、任意の予約の内容や変更履歴を調べることが可能です。部署ごとの部屋予約一覧など、条件を指定して検索し、一覧を出力することも可能です。
予約単位時間
最小予約単位時間を15分、30分から選ぶことができます。
システム担当者に便利な機能
システム担当者の方の役割をサポートする機能。これまでに比べ会議室運用に関連するシステム作業が激減します。
クラウドサービス
BRoomHubsはAzureを基盤としたクラウドサービスです。セキュリティ、パフォーマンス面を考慮し専用区画を用意します。
SSO(シングルサインオン)対応
お客様で管理されるIDを使ってシングルサインオンでご利用いただけます。セキュリティリスクの低減と、ユーザーの利便性が図れます。
IPアドレス制限
事前に登録したIPアドレスからのアクセスのみ許可することで、不正アクセス防止ができます。
人事データのIF連携
貴社の人事マスタ、組織マスタを当社指定フォーマットでアップロードいただければ、自動的にファイル連携でデータを取得します。社員の入退社などデータの追加、削除があった場合、翌日には反映可能です。
予約者に便利な機能
会議室を利用される方が簡単に予約登録や利用をするための機能。自分の予約を忘れないための機能も豊富です。
個人向けポータル画面
TOP画面で、自分がよく使う拠点やフロアの利用状況が表示され、すぐに予約できます。 自分の予約一覧や使いやすい検索機能を有しています。
個人プロフィール設定
よく使う拠点、フロアを指定することができ、それをTOP画面に表示することができます。また連絡先などを事前に設定しておくことで予約時の入力項目の削減ができます。
空き部屋検索機能
会議室の空き状況はタイムテーブルで視覚的に見られるだけでなく、日付、時間、拠点、フロア、利用人数、付帯設備など様々な条件で検索可能です。
繰り返し予約
予約は繰り返し予約とすることも可能です。毎日、毎週、毎月などはもちろん、隔週、曜日等、色々な設定が可能です。
来訪者登録機能
応接室を予約する際に来訪者情報を入力することができ、その情報を受付担当者と共有できます。 応接室は来訪者登録必須、会議室は任意となります。受付への連絡は不要となります。
予約の非公開設定
予約単位で公開or非公開を選択することができます。
参加者の登録
予約時に参加者を登録することができます。参加者として設定されたユーザーには予約通知メールやリマインダーを送付することができます。
予約のメール通知
予約登録時、変更/キャンセル時の通知メールや、指定された日にリマインダーメールを送信することが可能です。
スケジューラへの予約反映
予約登録/変更/キャンセル操作を行うとiCal形式のスケジュールファイルが添付されます。対応するメールソフト(Microsoft Outlook など)で受信すると受信者のスケジュールに反映することが可能です。
受付担当者に便利な機能
受付担当者の方の来訪者対応業務を効率化するための機能。予約者と受付担当者、受付担当者間の伝達ミスをなくし、受付業務を大幅に効率化します。
受付担当者向け
来訪者情報表示受付担当者向けの専用画面で、来訪者に関する情報の表示、検索、ステイタス管理が可能です。
来訪者リスト出力
受付業務終了後や休館日に警備担当者へ受け渡すためのリストを出力することが可能です。
来訪者向け
ディスプレイ表示来訪者・会議参加者向けに、フロアマップ、タイムテーブル、会議情報一覧などを大型ディスプレイやサイネージに表示することが可能です。ご案内業務の負担が軽減できます。
会議室予約の機能
会議室を効率的に使うための機能。”予約されているけど、使われていない”といった状況を撲滅します。
チェックイン
チェックアウト機能チェックイン方法は、WEB、部屋端末、スマホ、フロアマップ。会議室やオンラインブース、フリーアドレス席など設備にあったチェックイン方法が選べます。
部屋端末
タブレット端末で、予約内容の表示、タイムテーブルによる予約状況表示、チェックイン・チェックアウト、延長操作、近くの空き部屋表示などができます。空いている部屋にその場でチェックインできるダイレクトチェックイン機能も備えています。
ダイレクトチェックイン
機能部屋端末を使って、空いている部屋にその場でチェックインすることができます。
自動キャンセル機能
入室されなかった場合は予約を自動キャンセル。カラ予約を排し、部屋実質利用率が向上します。 自動キャンセルの設定は15分を推奨しています。
予約画面での部屋情報表示
予約時の予約画面で部屋をクリックすると、部屋の写真やレイアウト、管理者からの注意事項、利用ルールなどを表示することができます。
フリーアドレス席利用の機能
フリーアドレス席を効率的かつ柔軟に使うための機能。利用状況や利用者の所在の共有、占有スペースの設定などが可能です。
フリーアドレスマップ
フロア図面で利用状況、利用者を表示します。座席ごとにチェックイン機能、ダイレクトチェックイン機能を持たせることも可能です。
スマートチェックイン
スマホアプリでQRコードを読み込むことでチェックインができます。
座席利用用途の
設定ができる座席ごとに利用可能組織や占有組織の設定、チェックインの必要有無、予約の可否などを設定できます。
複数座席の予約
複数の座席予約が同時に可能です。メンバーと共同作業したい等のシチュエーションで使えます。
在籍者検索機能
誰がどこに座っているか、人名で検索できます。
会議室の共同利用などに便利な機能
グループ会社間やテナント企業が使う共同会議室の管理に便利な機能。複数の会社が利用することを前提とした管理機能。
課金機能
会議室ごとに設定された単価と予約時間により、利用料金を算出します。利用料金の請求、費用配賦などのベースとなる情報を提供します。
予約目的の入力
予約目的を登録し、タイムテーブルに表示することができます。会議室がどのように使われているかの把握に役立ちます。
複数認証
企業グループ内の複数社で会議室や設備を共同利用する場合でも、ユーザーごとに認証先を分けることが可能です。
オフィス設備の管理機能
セミナールームや社用車など、オフィス設備に関する予約管理のための機能。各設備に、会議室同様の管理が可能です。
承認型予約
ワークフロー機能を使うことによって、部屋や設備の予約に、申請・承認が必要な承認型予約のプロセスを作ることができます。
リクエスト項目の設定
設備ごとに予約時の入力項目を追加することができます。レイアウト変更依頼、呈茶依頼、社用車利用など。
価格表の設定
価格表を使って、時間帯、会議室ごとに異なる料金を設定でき予約時に料金が表示されます。
