働く場=ワークプレイスが多様化する中でオフィスのあり方が問われています。

「働く場」が多様化する中で、社員がベストパフォーマンスを発揮するために、個々の業務の内容にマッチしたオフィス環境を提供して生産性と仕事の質を上げていくことは、ニューノーマル時代の総務部門にとって避けては通れない喫緊のテーマとなっています。

1カ月間無料トライアル
いかに有効なワークプレイスを実現するか?
ITのチカラで戦略総務を支援します。

コミュニケーションのシーンが激変する中で、フリーアドレス、オンライン会議室、個別ブース、必要な備品や設備など、総務部門が有効活用を考えるべきオフィス環境も多様さを増しています。
より利便性の高いワークプレイスの予約や管理を実現するために、当社の予約管理システム「BRoomHubs」をご活用ください。

BRoomHubs 4つの特徴
ワークプレイスの利用状況を把握しPDCAをきちんと廻して改革を継続支援します。

働き方は今後も常に変化し続けると考えられ、それを支えるITシステムにも柔軟な変更が必要になります。
オフィス環境に求められるニーズを継続的に改革していくために、ワークプレイスのリアルな利用状況を把握・分析・評価して、オフィスの有効活用と対策の立案に貢献して参ります。

サービス体系

BRoomHubs
クラウド型 ワークプレイス予約・来訪者管理システム

(登録第5994810号商標)

BRoomHubs は、会議室利用者と設備・システム管理者の声から生まれました!
会議室の予約、来訪者管理を一元化することによって、限られたワークプレイスの有効活用を促進するとともに、来訪者へのサービスレベルの向上と社員・お客様の利用履歴管理、受付業務の生産性向上を実現します。

クラウド型サービスにより早期かつ安価にワークプレイスの有効活用を実現します!

会議室が取れない、カラ予約が多い、などの会議室の「困った」について、BRoomHubsはチェックイン・チェックアウト運用やリマインダメール、自動キャンセルなどのIT技術で解決します。クラウド型サービスで最短2週間での導入が可能ですので、早期に「管理された状態」を実現することが可能です。

会議室予約のさまざまな課題を解決します!

きめ細かい設定によって利用実態、利用ポリシーに合わせた柔軟な運用を可能にします。

BRoomHubsは各施設や部門ごとの予約権限などを柔軟に設定することができます。今後も変化し続けるワークプレイスの利用要件や利用ポリシーに合わせて、自社にとって最も有効な運用を継続的に見直し、利用実態に合わせたきめ細かいワークプレイス管理運用を可能にします。

利用状況のデータ分析を通じて有効活用と継続的な改革を支援します。

BRoomHubsのデータを活用してワークプレイスの予約・利用状況を様々な観点から分析・把握し、利用者にとって利便性の高いオフィス環境、有効なスペース利用を実現するミッションを、アークシステムのエンジニアがともに考え、支援して参ります。

レンタル会議室サービスなどのビジネスにも活用。

BRoomHubs - 4つの特徴

時間や会議室の属性を指定して空いている会議室を簡単に検索することができ、よく使う会議室の優先表示や予約した会議室の一覧表示など、高い利便性を保有しています。また、クラウド型サービスですので外出先からでも予約や確認ができます。

BRoomHubsの会議室予約機能
低コストでの導入が可能
会議室・ブース・備品まで一括管理できる安価なクラウド型サービス

ユーザ数や部屋数に依存せず、月額5万円から利用が可能です。複数拠点の会議室、ブースなどのワークプレイスや設備を一括して管理し、ユーザはどこにいても簡単に予約が可能になります。新たな設備投資を必要とせず、最短2週間で導入が可能なBRoomHubsでワークプレイスの有効活用を実現してください。

総務が求めるワークプレイス管理を実現する充実した管理機能

個々の予約管理やデータへの一括制御はもちろんのこと、組織の権限に応じた会議室ごとの占有・優先予約部屋の設定や課金設定、利用実績のロギング機能などにより、総務担当者が考える運用ルールを実装することができます。

来訪者管理機能を装備
受付業務支援:来訪者管理(オプション機能)を装備しています

会議室の予約と合わせて来訪者(お客様)を登録することにより、受付担当者は「本日の来訪者」を一元的に把握することが可能になります。来訪者ダッシュボードでの応対ステータスの管理など、受付業務に必要な機能を装備しており、応対品質の向上と業務の大幅な効率化を実現します。

無駄な予約を排除して効率的な会議室利用を実現
グループ企業での共用スペースの管理も簡単に実現することができます

グループ企業で共有する施設であっても、BRoomHubsで統合的に管理できます。特定の企業での占有や、仮予約を受け付けるワークフロー管理、課金機能による利用実績配賦などの機能によって、グループ全体で透明性の高いシェアスペース管理を簡単に実現できます。

BRoomHubs - サービス体系

どのようなニーズにもマッチするサービスプランを用意しています。
お客様の環境や業務要件に合わせて「標準機能」+「オプション機能」を柔軟に組み合わせることで、リーズナブルな料金でワークプレイス管理を早期に実現いたします。

BRoomHubsの来訪者管理機能

標準機能

会議室予約の基本的な機能(予約/検索/変更/キャンセル/繰り返し予約)に加えて、総務担当者様の日々の運用と保守をサポートする管理者向け機能を提供いたします。グループウェアとの連携機能や人事・組織情報をマスターデータに自動で取り込む連携機能、シングルサインオン認証機能を提供いたします。会議室フロアマップやサイネージへの出力などの外部連携APIも標準機能として提供しています。

BRoomHubsの会議室予約機能

オプション機能

お客様の多様なニーズに対応できるように、ワークプレイスの有効活用、生産性の向上に寄与できる様々な機能をオプションサービスとして提供しています。部屋前端末やスマートフォンでの「チェックイン/チェックアウト」運用を実現する機能や、「自動キャンセル/自動リリース機能」の提供、ワークフロー機能での予約の承認・コントロールによって、ワークプレイスの有効活用を促進し、有限な会議室スペースの稼働率を最大限まで高めることを可能にします。

BRoomHubsの来訪者管理機能

カスタマイズによるご提案

お客様独自のご要望については、個別のご要望を受けてのプランの組み合わせとカスタマイズにてご提案いたします。
入館システムや二次元バーコード、顔認証システムなどの他システムとの連携機能や、開発を伴う機能拡張については個別にご提案させていただきます。
業務課題の洗い出しや要件定義からご支援することが可能ですので、是非とも貴社のお悩み・課題をご相談ください。

BRoomHubsの会議室管理機能

BRoomHubs-豊富な導入実績

BRoomHubs は、全国の企業・団体のお客さまにご利用していただいています。
さまざまな規模・室数のオフィスや全国拠点での利用シーンにおいて、10室以下のシンプルな利用から100室以上の大規模利用まで、業種を問わず導入実績がございます。
単なるシステム提供にとどまらず、アークシステムが総務部門様と一体となって問題解決にあたってまいりました。

業種

ユーザー数

会議室数

拠点数

環境スペック

ご利用オプション

導入目的

決め手

メディア・出版

200名

10室

1拠点

Entry

シングルサインオン連携

予約画面が今まで使っていたシステムに似ていて使いやすそうだった。

今まで役員用応接室と一般会議室でシステムを分けていたがBRoomHubsはアクセス制御機能がついているため、1システムで管理できるようになった。価格も手頃。

人材キャリア派遣

800名

80室

1拠点

Middle

お客様独自ドメインの運用

チェックイン・チェックアウト

自動キャンセル/自動リリース

デジタルサイネージ連携

来訪者が非常に多いためお客様案内のためのデジタルサイネージ出力まで1システムで完結できるのは便利。

有効利用促進パックを取り入れる事で、カラ予約を防いでより多くの会議が出来る機会を増やし、調整などで手間が掛かっていた運用管理者の負荷軽減を目指したい。

精密機器

5,000名

80室

複数拠点

Middle

個人カレンダー連携

シングルサインオン連携

メールサーバーサービス

旧システムのEOSに伴い新システムを検討。

会議室予約~来訪者登録~受付管理画面まで1システムで対応でき、グループ会社と権限を分け、課金対応もできるBRoomHubsは正に求めていたシステムだった。

ITサービス

1,500~2,000名

60室

複数拠点

Middle

個人カレンダー連携

チェックイン・チェックアウト

自動キャンセル/自動リリース

シングルサインオン連携

部屋前端末

フロアマップ型状況表示

予約状況一覧表示

メールサーバーサービス


旧システムのEOSに伴い、会議室予約の課題を解決すべく新システムを検討。

BRoomHubsは会議室予約~来訪者登録~受付管理画面まで1システムで対応できる事と、細かな設定やオプションがあり使いやすい事も決め手。

会議室フロアに部屋前端末やフロアマップを導入する事で、ユーザーの利便性を向上させると共に利用実績を分析して、会議室スペースの見直しや有効活用に役立てたい。

建設

8,000~10,000名

300室

複数拠点

Premium

シングルサインオン連携

メールサーバーサービス

社内システム刷新に伴い新システムを検討。

会議室予約~来訪者登録~受付管理画面まで1システムで対応でき、カスタマイズ可能なクラウドサービスはBRoomHubsだけだった。

BRoomHubs-オプション機能によるアップグレード

BRoomHubsは、さまざまなオプションサービスを組み合わせてご利用いただくことで、お客さまの用途にあわせた柔軟な機能拡張が可能です。
2020年末のメジャーバージョンアップ(Ver.3)によって、多くのオプション機能を標準機能に組み込み、よりリーズナブルなコストでサービスをご利用いただけるようになりました。
(※)はオプション機能または個別提案サービスになります。

部屋の空き状況・利用状況を一覧できるインターフェース

ユーザごとに「よく利用する拠点・フロア・部屋」を絞り込んで表示できます。様々な指標での検索機能で、利用したい時間帯の空き部屋を簡単に探すことができます。自分の予約も一目瞭然、またリマインダメール機能によって「キャンセル忘れによるカラ予約」などを防止することができます。

全ての最新のブラウザに対応
Web画面でのチェックイン/自動キャンセル(※)

部屋前端末を設置しない場合は、Web予約システム上でチェックイン/チェックアウト運用を可能にします。設定は部屋ごとに制御が可能です。
オプション価格は月額1万円で、部屋数に依存しません。
※エンタープライズプランをご利用のお客様は、本機能は標準サービスに含まれております。

スマートチェックイン機能
部屋前端末・スマホによるチェックイン/自動キャンセル(※)

部屋前端末やスマートフォンを使って、部屋ごとに利用情報の表示やチェックイン/チェックアウト運用、「その場で延長機能」をご利用できます。自動キャンセル・自動リリース機能やリアルな利用状況の把握によって、会議室の有効活用を実現する強力な武器になります。
【スマートフォン利用は開発中】iOS端末およびAndroid端末で提供予定(お問い合わせください)

応接室管理・受付スタッフ向け来訪者一元管理機能(※)

お客様をお迎えする部屋を「応接室」として定義し、社内利用の会議室と区分します。予約時に「来訪者」を登録し、受付スタッフが「本日の来訪者」を一元的に管理することが可能になります。お客様の情報、きめ細かい応対要望などを共有し、受付スタッフが「来訪者ステータス」を管理することにより、応対品質を向上させることが可能になります。

SSO認証連携(シングルサインオン)機能
ワークフロー管理による仮予約~承認機能の提供(※)

部屋予約の業務プロセスをワークフローにて管理することが可能です。予約者による予約を「仮予約」として登録し、管理者の承認によって「本予約」にすることができます。大会議室やプレゼンテーションルーム、セミナールームなどに選択的に適用することで部屋利用の管理レベルを向上させることが可能になります。また、レンタルルームなどでの利用では、不特定多数のユーザによる申請を「仮予約」とすることで、承認や契約のプロセスを設けることが可能になります。

個人のカレンダーへのスケジュール登録機能
実績データ分析サービスの提供(※)

ワークプレイスの利用状況は、BRoomHubsのロギング機能によりすべてデータベースに蓄積されています。お客様のご要望に応じて、利用ポリシーや有効活用のゴールに向けて、アークシステムのエンジニアがあらゆる角度から分析・評価をさせていただく「分析サービス」をご提供することが可能です。

BRoomHubs を体験- 1カ月間無償でご利用いただけます。

まずは使ってみてください!
BRoomHubsのすべての機能を実体験することで、管理・運用のイメージを掴むことが可能です。
お申込みはこちらまで。

1カ月間無料トライアル

BRoomHubs で会議室の適正な利用・有効活用を促進するとともに、受付業務効率や来訪者へのサービスレベルの向上を実現します。

権限・ロールに基づいたユーザーの使い勝手向上
  • ユーザー権限に基づいたログイン認証
  • ユーザー個人別によく使う拠点やフロアを登録可能
  • ユーザー画面に「あなたの予約リスト」表示
  • よく使う拠点やフロアのワークプレイスの予約状況確認
利便性の向上
  • 様々な条件で空き/予約済みのワークプレイスを検索
  • 毎日、毎週、特定日などで繰り返し予約
  • 繰り返し予約の一部のみキャンセル
  • 予約目的リストを管理者が予め設定可能
運用性を高める工夫
  • 予約時間単位はお客様の運用に合わせて設定(30分単位、15分単位など)
  • プライベート予約(非公開)設定
  • 代理者による予約
  • 会議参加者の登録とメールによる通知
ワークプレイス有効活用の促進
  • リマインダーメール通知(複数タイミング可能)
  • 個人スケジューラへのiCAL連携(Outlook・Gmail等)
  • Web画面や部屋前端末でのチェックイン/チェックアウト
  • 自動キャンセル/自動リリース
  • 部屋前端末からその場で予約/時間延長
課金運用の実現
  • 組織単位・ワークプレイス単位での課金設定
  • ユーザーは予約時に費用負担部署を選択
  • 課金集計用のTSVデータ出力
来訪者の集中管理・応対品質向上
  • 来訪者対応状況ダッシュボードの提供
  • 来訪者の会社名や代表者名、人数、来訪対応者などを登録
  • 役員同席フラグの表示
  • 受付への伝言入力・受付同士でのメモ情報共有
  • 未訪問、入室済みなどの来訪者ステータスを一元管理
  • 受付担当者による予約情報の変更
  • 来訪者リストのTSVデータ出力
管理者の負担軽減
  • 拠点・フロア・部屋・設備・備品のマスタ管理
  • マスタ情報の一括登録・更新
  • 予約情報の一括登録・更新
  • 予約状況リストのTSVデータ出力
  • 管理者からのお知らせ編集・表示機能
  • ADなどから取得した利用者情報・組織情報を一括登録/更新
有効活用を促進するきめ細かい運用
  • 各種ユーザーのロール設定
  • 予約可能期間設定
  • 先行予約組織・占有予約組織の設定
  • 部屋ごとのアクセス制限
  • お客様固有のカレンダーによる操作制御(休日ログイン不可など)
外部機器連携
  • 部屋前端末用表示画面
  • 大画面表示(フロアマップ・予約状況画面など)
  • デジタルサイネージ表示