クラウド型サービスにより早期かつ安価にワークプレイスの有効活用を実現します！

会議室が取れない、カラ予約が多い、などの会議室の「困った」について、BRoomHubsはチェックイン・チェックアウト運用やリマインダメール、自動キャンセルなどのIT技術で解決します。クラウド型サービスで最短2週間での導入が可能ですので、早期に「管理された状態」を実現することが可能です。

きめ細かい設定によって利用実態、利用ポリシーに合わせた柔軟な運用を可能にします。

BRoomHubsは各施設や部門ごとの予約権限などを柔軟に設定することができます。今後も変化し続けるワークプレイスの利用要件や利用ポリシーに合わせて、自社にとって最も有効な運用を継続的に見直し、利用実態に合わせたきめ細かいワークプレイス管理運用を可能にします。

利用状況のデータ分析を通じて有効活用と継続的な改革を支援します。

BRoomHubsのデータを活用してワークプレイスの予約・利用状況を様々な観点から分析・把握し、利用者にとって利便性の高いオフィス環境、有効なスペース利用を実現するミッションを、アークシステムのエンジニアがともに考え、支援して参ります。

ユーザ数や部屋数に依存せず、複数拠点の会議室、ブースなどのワークプレイスや設備を一括して管理し、ユーザはどこにいても簡単に予約が可能になります。新たな設備投資を必要とせず、最短2週間で導入が可能なBRoomHubsでワークプレイスの有効活用を実現してください。

個々の予約管理やデータへの一括制御はもちろんのこと、組織の権限に応じた会議室ごとの占有・優先予約部屋の設定や課金設定、利用実績のロギング機能などにより、総務担当者が考える運用ルールを実装することができます。

会議室の予約と合わせて来訪者（お客様）を登録することにより、受付担当者は「本日の来訪者」を一元的に把握することが可能になります。来訪者ダッシュボードでの応対ステータスの管理など、受付業務に必要な機能を装備しており、応対品質の向上と業務の大幅な効率化を実現します。

グループ企業で共有する施設であっても、BRoomHubsで統合的に管理できます。特定の企業での占有や、仮予約を受け付けるワークフロー管理、課金機能による利用実績配賦などの機能によって、グループ全体で透明性の高いシェアスペース管理を簡単に実現できます。

標準機能

会議室予約の基本的な機能（予約/検索/変更/キャンセル/繰り返し予約）に加えて、総務担当者様の日々の運用と保守をサポートする管理者向け機能を提供いたします。グループウェアとの連携機能や人事・組織情報をマスターデータに自動で取り込む連携機能、シングルサインオン認証機能を提供いたします。会議室フロアマップやサイネージへの出力などの外部連携APIも標準機能として提供しています。

オプション機能

お客様の多様なニーズに対応できるように、ワークプレイスの有効活用、生産性の向上に寄与できる様々な機能をオプションサービスとして提供しています。部屋前端末やスマートフォンでの「チェックイン／チェックアウト」運用を実現する機能や、「自動キャンセル／自動リリース機能」の提供、ワークフロー機能での予約の承認・コントロールによって、ワークプレイスの有効活用を促進し、有限な会議室スペースの稼働率を最大限まで高めることを可能にします。

カスタマイズによるご提案

お客様独自のご要望については、個別のご要望を受けてのプランの組み合わせとカスタマイズにてご提案いたします。
入館システムや二次元バーコード、顔認証システムなどの他システムとの連携機能や、開発を伴う機能拡張については個別にご提案させていただきます。
業務課題の洗い出しや要件定義からご支援することが可能ですので、是非とも貴社のお悩み・課題をご相談ください。

ユーザごとに「よく利用する拠点・フロア・部屋」を絞り込んで表示できます。様々な指標での検索機能で、利用したい時間帯の空き部屋を簡単に探すことができます。自分の予約も一目瞭然、またリマインダメール機能によって「キャンセル忘れによるカラ予約」などを防止することができます。

部屋前端末を設置しない場合は、Web予約システム上でチェックイン／チェックアウト運用を可能にします。設定は部屋ごとに制御が可能です。
オプション価格は月額1万円で、部屋数に依存しません。
※エンタープライズプランをご利用のお客様は、本機能は標準サービスに含まれております。

部屋前端末やスマートフォンを使って、部屋ごとに利用情報の表示やチェックイン／チェックアウト運用、「その場で延長機能」をご利用できます。自動キャンセル・自動リリース機能やリアルな利用状況の把握によって、会議室の有効活用を実現する強力な武器になります。
【スマートフォン利用は開発中】iOS端末およびAndroid端末で提供予定（お問い合わせください）

お客様をお迎えする部屋を「応接室」として定義し、社内利用の会議室と区分します。予約時に「来訪者」を登録し、受付スタッフが「本日の来訪者」を一元的に管理することが可能になります。お客様の情報、きめ細かい応対要望などを共有し、受付スタッフが「来訪者ステータス」を管理することにより、応対品質を向上させることが可能になります。

部屋予約の業務プロセスをワークフローにて管理することが可能です。予約者による予約を「仮予約」として登録し、管理者の承認によって「本予約」にすることができます。大会議室やプレゼンテーションルーム、セミナールームなどに選択的に適用することで部屋利用の管理レベルを向上させることが可能になります。また、レンタルルームなどでの利用では、不特定多数のユーザによる申請を「仮予約」とすることで、承認や契約のプロセスを設けることが可能になります。

ワークプレイスの利用状況は、BRoomHubsのロギング機能によりすべてデータベースに蓄積されています。お客様のご要望に応じて、利用ポリシーや有効活用のゴールに向けて、アークシステムのエンジニアがあらゆる角度から分析・評価をさせていただく「分析サービス」をご提供することが可能です。