BRoomHubsで予約を管理して利用マナーを改善
チェックイン・チェックアウト機能により、会議室の利用状況はBRoomHubsが管理し、利用者に共有されます。リマインダーメール送付や、チェックインされない場合の自動キャンセル機能等により、管理者の手間なく、会議室の利用時間など利用マナーがしっかりと守られます。
会議室の使い方に「無駄」はありませんか？ BRoomHubsを使えば、利用者は会議室が使いやすく。管理者は手間のかかる管理の自動化で負担が少なく。予約と利用の実態が把握できるため、ワークプレイスの多様な使い方の変化にも対応しやすくなります。
選べるチェックイン方法で、利用の実態を把握
予約された会議室が予定通りに使われているか把握する上で重要となるのがチェックイン・チェックアウト。設備の特性にあわせたチェックイン方法を選択することで、利用者はノーストレスで会議室を利用でき、管理者は利用時間の実態を把握できます。
WEB画面で
その場でダイレクトに予約をするダイレクトチェックインも可能です。
部屋前端末を使って
その場でダイレクトに予約をするダイレクトチェックインも可能です。
部屋端末ポータルを使って
部屋の情報を集約した部屋端末ポータルを使って、チェックイン／チェックアウトができます。
スマホを使って
QRコードを使ったチェックイン・チェックアウトが可能です。空席をその場で予約するスマートチェックインも可能です。
リマインダーメールによる予約忘れ防止
リマインダーメールを自動送付。「予約していたことを忘れていて会議室が使われなかった」を防ぎます。リマインダーメールは送付できる回数や、予約の何日前に送るかを設定できます。(※リマインダーメールの送付回数は最大5回。送付する時間は朝7:30で固定)
自動キャンセル機能で、会議室の再利用が可能に
入室処理（チェックイン）がされなかった場合は予約が自動キャンセルされ、他の利用者が利用できるようになります。「空いているのに使われなかった」状況を改善することができます。
会議室ごとに利用権限の設定ができる
権限設定は組織、プロジェクトなどの単位で柔軟に設定可能で、部署ごとに利用できる会議室の制限や期間限定で特定部署やプロジェクトが占有利用する設定もできます。
特定部署用の占有部屋をつくれる
特定部署のみが利用できる占有部屋として、他の部署が利用できない部屋を設定できます。占有する期間の設定もできます。
先行予約ができる
会議室ごとに予約開始日を設定することができ、特定部署に先行予約させることも可能です。
会議室ごとに使い方(利用ルール)を設定できる
会議室ごとに最大利用時間、承認有無、予約可能期間など細かい設定をすることができ、管理者が設備の利用ルールを決められます。拠点ごとに予約可能な時間帯や休日の予約可否を設定も可能です。
収集した利用データは、利用の改善に活用
BRoomHubsが収集したデータにより、
・会議室ごとの利用率の時間推移
・予約のタイミングとキャンセル率の関係
・キャンセルされた部屋の再利用率
・自動キャンセル（＝キャンセル忘れ）の多い部署
などがわかります。予約と利用のデータを分析し、会議室管理の課題を明らかにします。
