会議室の予約が埋まっているにも関わらず、実際にフロアに行ってみると使われていない・・・
会議室を増やす前に、予約状況と利用実態の乖離をなくすために総務部門が実施した抜本的改革。

01　導入前の課題とBRoomHubsを選定した理由

慢性的な会議室の不足を解消するために会議室は増設したものの・・・

総務グループ様が新システム導入の目的として掲げられたポイント

1. 会議室予約および利用状況の把握
   ・会議室の予約状況、利用状況を把握し、予約や利用におけるルールの改善をおこなう
   ・利用状況の実態を踏まえて、適切な会議室の数、大きさを検討していく
2. 予約ルール、利用ルールの徹底
   ・会議室毎に利用権限をつけ、部署による先行予約、会議室の占有を可能にする
   ・リマインダーメールなどの工夫によって予約忘れ、キャンセル忘れを防ぐ
   ・予約はされているが、実際には使われていない会議室（カラ予約）をなくす

当社提案の特徴

CAC様のご要望をふまえ、BRoomHubsの導入を通じた会議室予約業務の改善を提案させていただきました。今回提案のポイントとなった内容は以下の通りです。

会議室の実利用状況をタイムリーに把握する仕組みを導入する

• BRoomHubsを利用することで、チェックイン、チェックアウト機能、自動キャンセル機能により実際の会議室利用状況をリアルタイムに把握する
• WEB画面だけではなく、部屋前端末、会議室フロアに設置したフロアマップ型状況表示によって、会議室フロアから各会議室の利用状況を確認可能にする

会議室予約/利用ルールを徹底する

• リマインドメールによる予約忘れ、キャンセル忘れ防止を徹底する仕組みを導入する
• 自動キャンセル機能により、予約はされているが実際には使われていない会議室を開放する
• 会議室ごとに、予約開始時期、先行予約、会議室占有などを設定することにより、利用実態をふまえた予約ルールを新たに設定する

予約システム利用者の利便性を向上する

• 会議室/応接室予約とともに来訪登録も可能にする
• 会議室予約スケジュールをOutlookスケジュールに反映する（iCAL連携）
• いつも使う会議室を優先表示する

受付業務負荷を削減する

• 受付担当者向け専用画面を用意し、来訪者情報が一覧で参照できるようにする
• 来訪者の状況がリアルタイムでわかるように、来訪者対応のステータスを管理する
• 複数の受付間で簡単に情報共有できるメッセージ機能を利用する

BRoomHubsで取得するデータを用いて、利用状況を正確に把握し分析できる環境を作る

• 組織、個人を軸として、予約やキャンセルのタイミング、利用傾向などを分析できるデータを取得する
• 各会議室の利用特性（時間ごと、会議室ごとの利用率の変化、利用人数など）をふまえて、今後の会議室の在り方を検討する材料とする

選定理由

サービスの選定にあたっては、複数社からの提案が評価対象となりましたが、BRoomHubsの使い勝手の良さ、CAC様の運用要件とBRoomHubsの仕様のマッチ度の高さ、管理者の運用負荷軽減効果の大きさなどが評価され、BRoomHubsを採用いただきました。

02　導入決定から本番稼働までのプロセス

サービスの提供にとどまらず、お客様とともに課題の解決に取り組む

今回のサービス導入の前提となった課題意識を共有させていただいたうえで、当社はCAC様と課題の解決に向けてサービスの提供にとどまらない支援を実施しました。

運用まで見据えた利用ルールの設定

BRoomHubsは細かい利用権限の設定ができますが、細かすぎるルールの設定はサービス開始後の運用負荷の増加につながります。効率的に有効利用を実現するための利用ルールについて、当社の知見も提供しながらCAC様と検討を進めました。

ビルの管理会社や工事会社との連携

BRoomHubs導入とあわせて、今回は部屋前端末や会議室の利用状況を表示する大型モニタなどの設置も行いました。CAC様のご要望をふまえながら関係会社様と連携し円滑にプロジェクトを推進しました。

情報システム部様との連携

CAC様環境における、シングルサインオンを始めとしたセキュリティ要件を満たすため、情報システム部様との連携を実施しました。

03　導入効果や製品・サービスの評価

利用データの分析により次の一手の検討が可能に

BRoomHubsの導入により、会議室予約業務の現状把握、利用者の利便性向上など、当初期待されていた効果と共に、実際に利用された会議室利用データの分析により下記のような点が明らかになり、対策が検討されるようになりました。